KRAFTRAUM – Abschlussauswertung Prozessaufnahme

ABSCHLUSSAUSWERTUNG · PROZESSBERATUNG

MIT GENEHMIGUNG VERÖFFENTLICHT

DOKUMENTAbschlussauswertung Blöcke A–L

DATUM30.08.2026

BETRIEBKRAFTRAUM, St. Wendel

STATUSAlle 12 Prozessblöcke abgeschlossen (Neugründung, SOLL)

Gesamtauswertung

der Prozessaufnahme.

Diese Auswertung bündelt alle in den Blöcken A bis L erfassten Geschäftsprozesse von KRAFTRAUM. Da es sich um eine Neugründung handelt, ist praktisch alles SOLL, nicht IST — die Werte sind Planannahmen des Inhabers, teils grobe Schätzungen. Software-Entscheidungen (v. a. Virtuagym vs. Pronummus, sevDesk) stehen noch aus und wirken sich auf viele Medienbruch-Einschätzungen aus (mit * markiert).

80+

erfasste Einzelprozesse über 12 Blöcke

~44

offene Flanken, priorisiert nach Kategorie

~13

Std./Monat allein für die 3 aufwändigsten Prozesse

1 · Gesamttabelle — wiederkehrende, quantifizierbare Prozesse

Sortiert absteigend nach geschätztem Aufwand pro Monat. Methodik: wöchentliche Werte ×4,33, zweiwöchentliche ×2,17, vierteljährliche ÷3 hochgerechnet; Prozesse, die bereits vollständig in der Kennenlernzeit (Block A) oder Bestückungszeit (Block G) enthalten sind, werden nicht doppelt gezählt.

PROZESS	BLOCK	ROLLE	HÄUFIGKEIT	DAUER/DURCHLAUF	AUFWAND/MONAT	WERKZEUG/MEDIUM	MEDIENBRUCH	AUTOMAT.
Personal Training (Zusatzleistung)	C	Inhaber	2–3×/Woche	1,5 Std./Einheit	~975 Min. (~16,3 Std.)	Terminbuchung Software	Nein	gering
Tägliche Reinigung	C	Inhaber	täglich	20–30 Min.	~750 Min. (~12,5 Std.)	physisch vor Ort	Nein	gering
Social-Media-Content & Mitgliederkommunikation	L	Inhaber (+KI geplant)	täglich	15–20 Min.	~525 Min. (~8,75 Std.)	Instagram/TikTok/App-Push, KI-„Marketing Manager" (SOLL)	Nein	hoch
Terminbuchung & Kennenlern-Probetraining	A	Inhaber	5–10/Monat	20–30 Min.	100–300 Min.	Website + Virtuagym	Nein*	mittel
Gerätecheck/-wartung (Sichtprüfung)	C	Inhaber	wöchentlich	30 Min.	~130 Min.	physisch vor Ort	Nein	gering
Gründliche Reinigung	C	Inhaber	alle 2 Wochen	60 Min.	~130 Min.	physisch vor Ort	Nein	gering
Tägliches Kennzahlen-Monitoring	L	Inhaber	täglich	3–5 Min.	~120 Min.	Software-Dashboard	Nein	hoch
Monatlicher Soll-Ist-Vergleich (Kennzahlen)	I	Inhaber	monatlich	60–120 Min.	60–120 Min.	geplantes automatisiertes Dashboard (SOLL)	offen	hoch
Laufende Buchhaltung	H	Inhaber	monatlich	60–120 Min.	60–120 Min.	sevDesk (nicht final)	Nein*	mittel
Bestandsprüfung Automat	G	Inhaber	wöchentlich	5–10 Min.	~32 Min.	physisch vor Ort	Nein	gering
Nachbestückung/-bestellung Automat	G	Inhaber	monatlich–quartalsweise	15–30 Min.	~23 Min.	physisch vor Ort	Nein	gering
Zutrittsmedium ausgeben	A	Inhaber	5–10/Monat	1–2 Min.	10–20 Min.	Virtuagym + Mail	Nein	hoch
Regulärer SEPA-Beitragseinzug	B	Software/Inhaber	monatlich	10–15 Min.	10–15 Min.	Virtuagym/Pronummus	Nein*	hoch
Verbandskasten-Prüfung	C	Inhaber	alle 3–6 Monate	5–10 Min.	~2 Min.	physisch vor Ort	Nein	gering
Upgrade eines Vertrags	A	Inhaber	~1×/Monat	5 Min.	5 Min.	Virtuagym	Nein	hoch
Schadensmeldung durch Mitglied	C	Inhaber	~1×/Monat	5 Min.	5 Min.	Chat in Mitgliederverwaltungssoftware	Nein	mittel

Bereits (nahezu) vollautomatisiert, ~0 Min. Inhaber-Zeit/Monat (nicht einzeln tabelliert): Kündigung, Zutrittssperre bei Zahlungsverzug, Zweitversuch bei geplatzter Lastschrift, Forderungsüberwachung, Kameraaufnahmen-Löschung, Videoüberwachung, Umsatzerfassung Automat → Software, tägliche Datensicherung, SEPA-Mandatseinholung, Probetraining-Zahlung (Vorkasse), Zahlungsausfall-Handling, Gesundheits-Selbstbestätigung, Google-Reviews-Hinweis (in Marketingzeit enthalten), Schlüsselverwaltung, Instandhaltung Gebäudehülle und Müllentsorgung (beide durch den Vermieter).

2 · Einmalige Prozesse (Gründungsphase, nicht monatlich wiederkehrend)

PROZESS	BLOCK	ROLLE	WERKZEUG/MEDIUM	MEDIENBRUCH	STATUS
Investitionsplanung & Finanzierungsvergleich, Kreditentscheidung	I	Inhaber	Excel-Finanzplanung + Bankgespräch	Nein	Bankgespräch aussteht
Mietvertrag verhandeln & abschließen	J	Inhaber (ggf. Anwalt)	persönlich/schriftlich	offen	Rückbau unklar
Nutzungsänderung beantragen (Bauamt)	J	Architekt + Inhaber	Architekt ↔ Bauamt ↔ Inhaber	Ja	läuft
Betriebshaftpflicht einholen & abschließen	J	Inhaber	noch keine Angebote	–	offen
DSGVO-Pflichtdokumentation erstellen	J	Inhaber	abhängig von Software-Entscheidung	–	offen
AGB/Hausordnung — rechtliche Prüfung & Finalisierung	J	Inhaber + Anwalt	Entwurf → Prüfung → Website	Ja	offen
Prüfung Kündigungsbutton-Pflicht §312k BGB	J	Inhaber (ggf. Anwalt)	rechtliche Prüfung	–	offen
Gewerbeanmeldung	H	Inhaber	Gewerbeamt	Nein	nach Finanzierungszusage
Anmeldung Berufsgenossenschaft (BGW)	H	Inhaber	offen	–	hohe Priorität, offen
IT-Infrastruktur einrichten (WLAN/LAN)	F	Inhaber	Internetanschluss	–	Anbieter offen
Strom-/Gasanmeldung	E	Inhaber	offen	–	offen
Lieferantenvertrag ESN (Verkaufsautomat)	G	Inhaber	kein Vertrag	–	offen
Geschäftskonto-Einrichtung	B	Inhaber	präferiert FYRST Complete	–	hängt an Rechtsform

3 · Prozesse mit offener Dauer / reine Ausnahmefälle (nicht monatlich quantifizierbar)

Diese Prozesse treten unregelmäßig auf oder es fehlt eine Dauer-Angabe — sie fließen bewusst nicht in die Rangliste unter Punkt 1 ein, sind aber operativ bzw. rechtlich relevant. Viele sind zugleich offene Flanken (s. Punkt 4).

PROZESS	BLOCK	ROLLE	WERKZEUG/MEDIUM	MEDIENBRUCH	HÄUFIGKEIT
Eskalation nach 2. gescheitertem SEPA-Einzugsversuch	B	–	–	–	je Rücklastschrift
Rücklastschriftgebühr-Weiterberechnung	B	Software/Inhaber	Software (Anbieter-Rückfrage)	möglich	je Rücklastschrift
Probetraining-Erstattung	B	–	–	–	= Probetraining
Abgleich Online-Zahlungsdaten ↔ Mitgliederverwaltung	B	Inhaber	Website (Karte/PayPal) ↔ Software	Ja	= Probetraining
Alarmierung/Rückfallebene im Notfall	C	Inhaber, Partnerin (Backup)	informell/telefonisch	–	Ausnahmefall
Externe Gerätewartung (2 Laufbänder, 1 Stairmaster)	C/F	externer Dienstleister	offen	–	offen
DGUV-V3-Elektroprüfung	F	externer Elektro-Fachbetrieb	Fachbetrieb	–	gesetzlicher Turnus, nicht organisiert
Individuelle Trainingsplanerstellung	C	Inhaber	offen	–	auf Anfrage
Sanktionierung unbefugter Zutritt	C	Inhaber	manuell (Anzeige + Rechnung)	–	bei Verstoß
Hausverbot-Verfahren	C	Inhaber	manuelle Sperrung + Kündigung	–	Ausnahmefall
Unfallanzeige an die Berufsgenossenschaft	C	–	–	–	bei Unfall
Reaktion bei unbesetztem Betrieb (Vandalismus, Türstörung)	D	Inhaber	Geschäftstelefon	Nein	Ausnahmefall
Kurz-/längerfristige Vertretung bei Abwesenheit	D	Inhaber/Partnerin	persönlich	–	je Bedarf
UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung)	H	Inhaber	sevDesk/ELSTER	–	monatlich (Dauer offen)
Belegfluss (Eingangsrechnungen/Kassenbelege)	H	Inhaber	offen	–	laufend
Kassenführung Automat inkl. TSE-Pflicht	H	offen	offen	–	laufend
Schnittstelle Mitgliederverwaltung ↔ sevDesk	H	Software/Inhaber	offen	potenziell	≙ Beitragslauf, monatlich
Notzugang bei Ausfall der Zutrittssoftware	K	Türcontroller-Hersteller	vermutlich physischer Notschlüssel	–	Ausnahmefall
Ausfallerkennung (Software/Zutritt)	K	Mitglied meldet, Inhaber reagiert	Anruf/WhatsApp	Ja	Ausnahmefall
Wasserschaden — Erstreaktion	K	Vermieter	Notfallnummer (offen)	–	Ausnahmefall
Vertretung bei langem Ausfall des Inhabers	K	Partnerin (vorgesehen)	informell, keine Vollmacht	–	Ausnahmefall
Google Ads / Kooperationen	L	Inhaber	offen	–	offen
Empfehlungsprogramm	L	–	–	–	komplett offen
Kündigungsgrund-Erfassung/Rückgewinnung	L	Software (vermutet)	offen	–	= Kündigungshäufigkeit
Feedback-Briefkasten (physisch)	L	Inhaber	physischer Briefkasten	Ja	Leerungsturnus offen
Beitragsanpassung Bestandsmitglieder	L	Inhaber	Software (Push)	Nein	Ausnahmefall (soll vermieden werden)

4 · Offene Flanken

Priorisiert: zuerst Sicherheits- und Prüfpflichten, dann rechtliche und steuerliche Pflichten, dann alles Übrige.

4A · SICHERHEITS- UND PRÜFPFLICHTEN

DGUV-V3-Elektroprüfung für die elektrischen Trainingsgeräte (2 Laufbänder, 1 Stairmaster) — bislang nicht organisiert (Block F). Hohe Priorität.

Kein technisches Notfall-Alarmsystem, kein AED, Inhaber selbst nicht Ersthelfer-ausgebildet — nur informelle Rückfallebene über die Partnerin (Block C).

Unfalldokumentation und Unfallanzeige an die Berufsgenossenschaft — kein Verfahren definiert (Block C).

Betriebshaftpflichtversicherung — noch keine Angebote eingeholt, nur als Kostenpauschale kalkuliert (Block C/J).

Externe Gerätewartung (2 Laufbänder, 1 Stairmaster) — kein Vertrag/Dienstleister (Block C/F).

Einbruchmeldeanlage — aktuell nicht verbaut, Nachrüstung mit dem Eigentümer zu verhandeln (Block D).

Notzugang bei Ausfall der Zutrittssoftware — hängt vom noch nicht gewählten Türcontroller-Hersteller ab (Block K).

Kein technisches Ausfall-Monitoring — Störungen (Software, Zutritt) werden nur reaktiv über Mitgliederbeschwerden bekannt (Block K).

Notfallnummer des Vermieters/Hausmeisterdienstes (z. B. Wasserschaden) — noch nicht eingeholt (Block K).

Restore-Test der Mitgliederdaten — nie durchgeführt, liegt vollständig beim Software-Anbieter (Block K).

Sicherheitsrelevanter Prüfumfang der Nutzungsänderung — Fluchtwege, Rauchmelder, Evakuierungsplan, AED-Bedarf, Notbeleuchtung, Lüftungs-/Klimatechnik: noch offen (Block E/F/J).

4B · RECHTLICHE UND STEUERLICHE PFLICHTEN

Rechtsform noch nicht final entschieden — betrifft Geschäftskonto-Eröffnung und AGB-Firmierung (blockübergreifend).

Mietvertrag weder aufgesetzt noch unterschrieben — Instandhaltungspflichten und Rückbauverpflichtung im Detail offen (Block E/J).

AGB/Hausordnung — anwaltliche Prüfung steht komplett aus; § 8 der Referenzvorlage (Videoüberwachung) muss vor Übernahme auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO umgestellt werden (Kopplungsverbot), Firmierung/Gerichtsstand und Öffnungszeiten müssen angepasst werden (Block C/J).

§ 312k BGB Kündigungsbutton-Pflicht — Prüfung, ob die geplante App-Self-Service-Kündigung dies erfüllt, noch nicht abgeschlossen (Block J).

Anmeldung Berufsgenossenschaft (voraussichtlich BGW) — komplett offen, Pflichtthema unabhängig von der Mitarbeiterzahl (Block H). Hohe Priorität.

ELSTER-Organisationszertifikat für die UStVA — noch nicht eingerichtet, Vorlauf mehrere Tage bis Wochen (Block H).

DSGVO-Pflichtdokumentation (Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärung) — abhängig von der Softwareentscheidung (Block J).

Kassenführung/TSE-Pflicht des Verkaufsautomaten — abhängig vom noch nicht gewählten Automatentyp (Block H).

Kündigungsfrist Monats-Flex-Vertrag — weiterhin nicht beziffert (Block A/J).

Vertretungsvollmacht für die Partnerin bei langem Ausfall des Inhabers — keine rechtliche Absicherung für Bankkonto, Software-Admin, E-Mail (Block K).

Sperrzeiten-Genehmigungsfähigkeit der Zutrittszeit 05:00–24:00 Uhr und Stellplatznachweis im Rahmen der Nutzungsänderung (Block J).

Prüfung Qualifikations-/Versicherungsanforderung Personal Training — Rückfrage beim Versicherer steht aus (Block C/J).

4C · ALLES ÜBRIGE (OPERATIV/ORGANISATORISCH)

Softwareentscheidung Virtuagym vs. Pronummus — betrifft praktisch alle Medienbruch-Aussagen der gesamten Aufnahme.

Softwareentscheidung sevDesk für die Buchhaltung — nicht final.

Servicezeiten des Inhabers vor Ort — final zu terminieren, abhängig vom Zeitpunkt der Vollzeit-Aufnahme.

Prognose 5–10 Probetrainings/Monat — vom Inhaber selbst als „noch nicht validiert" bezeichnet.

Eskalationsstufe, Rücklastschriftquote und Konfigurierbarkeit der Rücklastschriftgebühr im Zahlungsverkehr — komplett offen (Block B).

Erstattungsmodus Probetraining-Gebühr und Abgleich Online-Zahlungsdaten ↔ Software — offen (Block B).

Vertragsstrafen-Einzugsprozess bei Zutrittsmissbrauch und Sachbeschädigung — manueller Ablauf noch zu definieren (Block C).

Bezahlmodell individueller Trainingspläne — inkludiert oder kostenpflichtig? (Block C).

Operative Vertretungsregelung bei kurz- und langfristiger Abwesenheit des Inhabers (externe Putzkraft etc.) — noch nicht organisiert (Block D).

Detaillierte Instandhaltungspflichten, Standort der Mülleimer, Strom-/Gasanmeldung — vertraglich bzw. organisatorisch offen (Block E).

Internetanbieter (WLAN/LAN) — noch nicht ausgewählt (Block F).

Lieferantenkonditionen ESN und Anbindung der Automaten-Schnittstelle an die Software — offen (Block G).

Belegfluss (Eingangsrechnungen/Kassenbelege → Buchhaltung) und Honorar des Steuerberaters — offen (Block H).

Bankgespräch/Kreditkonditionen noch nicht geführt; Zeitpunkt der Vollzeit-Aufnahme/Gehaltsentnahme offen (Block I).

Word-Businessplan veraltet gegenüber aktueller Excel-Finanzplanung; Abschreibungsplan enthält technische #REF!-Fehler (Block I).

Automatisiertes KPI-Dashboard für den monatlichen Soll-Ist-Vergleich — als Ziel definiert, noch nicht aufgebaut (Block I).

Empfehlungsprogramm, Kündigungsgrund-Erfassung, konkrete Kooperationspartner, Google-Ads-Ausgestaltung, KI-„Marketing Manager", Leerungsturnus des Feedback-Briefkastens — alle komplett offen (Block L).

5 · Widersprüche und Risiken

DSGVO-Kopplungsverbot in der AGB-Referenzvorlage (§ 8): Die Formulierung „Einwilligung zur Videoüberwachung gilt mit Vertragsabschluss als erteilt" verstößt gegen Art. 7 Abs. 4 DSGVO — muss vor jeder Verwendung der Vorlage korrigiert werden (an anderer Stelle, Block D, bereits richtig gelöst: berechtigtes Interesse statt Einwilligung).

Strukturelles Sicherheitsrisiko im personallosen Betrieb: Weder gesundheitliche Notfälle (kein Ersthelfer, keine Alarmierungstechnik, Block C) noch Infrastrukturausfälle (kein Monitoring, nur reaktive Meldung durch Mitglieder, Block K) werden technisch erkannt. Dieselbe strukturelle Lücke zieht sich durch mehrere Blöcke.

Break-Even-Puffer enger als ursprünglich kommuniziert: Inklusive Geschäftsführergehalt liegt der Break-Even bei 77–83 Mitgliedern im 1. Jahr und 103–112 im 3. Jahr — bei einem Deckel von 150 ein spürbar engerer Puffer im 3. Jahr, als der zunächst kommunizierte gehaltsfreie Wert vermuten ließ (Block I).

Fehlende Steuerungsgrundlage bei Kündigungen: Die Churn-Rate wird bewusst nicht kalkuliert (Block I) und nicht quantifiziert (Block L) — gleichzeitig fehlt ein strukturierter Prozess zur Erfassung von Kündigungsgründen. Dem Inhaber fehlt damit die Datengrundlage, um zu verstehen, warum Mitglieder gehen.

Word-Businessplan veraltet: Referenzwerte (z. B. Kapitalbedarf 133.626 €) weichen um mehrere Zehntausend Euro von der aktuellen, korrigierten Excel-Finanzplanung (169.049 €) ab — vor einer Bankvorlage zwingend zu synchronisieren (Block I).

Personal Training ohne geklärte Versicherungsdeckung: Mit 2–3 Einheiten/Woche (~16 Std./Monat) ist Personal Training der aufwändigste Einzelprozess der gesamten Aufnahme — gleichzeitig ist offen, ob die Betriebshaftpflicht dafür einen Qualifikationsnachweis verlangt (Block C/J). Ein laufendes Umsatzsegment mit ungeklärtem Versicherungsrisiko.

6 · Top 5 — größtes Verhältnis Aufwand zu Automatisierbarkeit

Prozesse mit hohem Zeitaufwand, die sich gleichzeitig gut digital automatisieren lassen — die höchste Hebelwirkung für Zeitersparnis.

RANG	PROZESS	AUFWAND/MONAT	BEGRÜNDUNG
1	Social-Media-Content & Mitgliederkommunikation	~525 Min. (hoch)	Größter Posten mit „hoch" bewertetem Automatisierungspotenzial — der geplante KI-„Marketing Manager" (Block L) zielt genau darauf ab und ist bereits als Vorhaben benannt.
2	Monatlicher Soll-Ist-Vergleich (Kennzahlen)	60–120 Min. (hoch)	Bereits in Block I als Automatisierungsziel markiert (KPI-Dashboard); Datenquellen (Mitgliederverwaltung + Buchhaltung) sind digital vorhanden, nur die Zusammenführung fehlt.
3	Tägliches Kennzahlen-Monitoring	~120 Min. (hoch)	Ein täglicher manueller Blick ins Dashboard ließe sich durch automatisierte Schwellenwert-Alerts (z. B. Auslastung, Zahlungsausfälle) ersetzen.
4	Laufende Buchhaltung	60–120 Min. (mittel)	Bank-Feed-Anbindung und Beleg-OCR in sevDesk können einen Großteil der manuellen Erfassung übernehmen — abhängig von der noch offenen Schnittstelle zur Mitgliederverwaltungssoftware.
5	Terminbuchung & Kennenlern-Probetraining	100–300 Min. (mittel)	Buchung, Erinnerungen und Vertragsdaten sind bereits weitgehend automatisiert; nur das persönliche Kennenlerngespräch selbst bleibt manuell — verbleibendes Potenzial in Erinnerungs-/Follow-up-Automatisierung.

Nicht in dieser Liste, obwohl zeitintensiv: tägliche Reinigung (~750 Min.) und Personal Training (~975 Min.) — beide mit „gering" bewertetem Automatisierungspotenzial, da es sich um physische bzw. persönliche Dienstleistungen handelt, die sich nicht digital automatisieren lassen (allenfalls extern vergeben).

KRAFTRAUM · MIT GENEHMIGUNG VERÖFFENTLICHT

Abschlussauswertung — Blöcke A bis L vollständig erfasst