Buchhaltung, CRM, Branchensoftware — jedes Programm macht seinen Job, aber keines weiß vom anderen. Also übernehmen Menschen die Verbindung: dieselbe Angabe von Hand ins nächste System tippen, weiterleiten, abgleichen, hinterhertelefonieren. Ab etwa zehn Leuten kostet dieses Dazwischen jede Woche Stunden.
Jeder Artikel in diesem Katalog schließt eine dieser Lücken — er verbindet, was zusammengehört, und legt den Ablauf in den Hintergrund. Zum Festpreis. Ohne Ihre Software zu ersetzen.
E-Mail, CRM, Buchhaltung und Branchensoftware tauschen Daten selbst aus — ohne Exportdatei, ohne Abtippen.
Artikel AE-104Wiederkehrende Aufgaben laufen im Hintergrund — messbar in Stunden pro Woche, nicht in Versprechen.
Messwerte, Teil 03Routine läuft durch, Ausnahmen warten auf Ihre Freigabe — jeder Schritt nachlesbar, keine Blackbox.
Konditionen, Teil 04Standardisiert wie Katalogware, angepasst an Ihre Systeme in der Umsetzung. Jeder Artikel einzeln bestellbar — oder als Set (Teil 02).
Eingänge werden erkannt, beantwortet und dem richtigen Menschen zugeordnet — das Sammelpostfach hört auf, ein Sammelbecken zu sein.
| Funktion | Erkennen, Erstantwort, Zuordnung, Ablage im Vorgang |
| Schließt an | E-Mail-Postfach, CRM, Aufgabenliste |
| Lieferzeit | ca. 4 Wochen bis produktiv |
| Freigabe | Ausnahmen warten auf Sie — nichts läuft unkontrolliert |
Angebote entstehen aus wiederkehrenden Positionen, Rechnungen als geprüfte Entwürfe nach Abschluss. Offene Posten meldet das System.
| Funktion | Angebotsvorschlag, Rechnungsentwurf, Zahlungsabgleich |
| Schließt an | Lexoffice, SevDesk, DATEV, CRM |
| Lieferzeit | ca. 3 Wochen bis produktiv |
| Freigabe | Jeder Entwurf geht erst nach Ihrem Okay raus |
Anhänge werden ausgelesen, benannt und dort abgelegt, wo Ihre Buchhaltung sie erwartet. Die Prüfung bleibt beim Menschen.
| Funktion | Auslesen (OCR), Benennung, Ablage, Buchhaltungs-Export |
| Schließt an | Postfach, Drive/OneDrive/SharePoint, Buchhaltung |
| Lieferzeit | ca. 2 Wochen — oft in 10 Tagen startklar |
| Messwert | 8 → 1,5 min je Beleg; bei 20/Woche ≈ 2 Std. zurück |
CRM, Buchhaltung, Projektliste: Ihre Programme tauschen Daten selbst aus, statt dass jemand sie kopiert. Eine Änderung, überall aktuell.
| Funktion | Schnittstellen (APIs) statt Handarbeit, Abgleich in beide Richtungen |
| Schließt an | n8n, Make, Power Automate + Ihre Systeme |
| Lieferzeit | ca. 3 Wochen bis produktiv |
| Freigabe | Regeln statt Blackbox — jeder Schritt nachlesbar |
Wer heute mit vier Leuten startet, will bei vierzehn nicht neu sortieren. Das Set legt alle vier Artikel als Prozess-Fundament zusammen — aufgebaut in Etappen, der wichtigste Baustein zuerst.
| Enthält | AE-101 Posteingang · AE-102 Angebote & Rechnungen · AE-103 Belege · AE-104 Systemverbund |
| Aufbau | in Etappen, nach Wirkung sortiert |
| Einzelpreis | zusammen ab 6.000 € |
Festpreis nach dem Erstgespräch, abhängig von Ihrer Systemlandschaft.
Wer neu gründet, hat noch keine gewachsenen Prozesse — sondern die einmalige Gelegenheit, sie vor dem ersten Tag zu ordnen. Die Prozessaufnahme nimmt den geplanten Betrieb Block für Block auseinander und legt am Ende ein Abschlusswerk vor.
A bis L — von Mitgliedschaft über Zahlungsverkehr bis Marketing
jeder mit Rolle, Häufigkeit, Dauer, Werkzeug und Medienbruch erfasst
priorisiert: erst Sicherheits- und Prüfpflichten, dann Recht und Steuern
In Gesprächsblöcken wird der geplante Betrieb Schritt für Schritt durchgegangen — was passiert, wer macht es, womit, wie oft und wie lange. Bei einer Gründung ist das durchweg SOLL: Planannahmen, als solche gekennzeichnet.
Jeder wiederkehrende Ablauf wird auf den Monat hochgerechnet (wöchentlich ×4,33, zweiwöchentlich ×2,17), Doppelzählungen werden herausgenommen. Am Ende steht eine Rangliste nach Aufwand, keine Bauchentscheidung.
Was noch nicht geklärt ist, wird nicht weggelassen, sondern aufgelistet und priorisiert — Prüfpflichten und Anmeldungen zuerst, danach das Organisatorische.
Ein Dokument, das der Gründer mit zur Bank, zum Steuerberater und zum Anwalt nehmen kann: Gesamttabelle, Widersprüche und Risiken, und die fünf Abläufe mit dem größten Verhältnis von Aufwand zu Automatisierbarkeit.
Ein personalloses Fitnessstudio in Gründung, aufgenommen in zwölf Blöcken. Das Dokument steht hier vollständig — mit Gesamttabelle, offenen Flanken, Widersprüchen und Risiken. Kein Auszug, keine Beispielrechnung: das Werkstück selbst.
| Betrieb | KRAFTRAUM, St. Wendel — Fitnessstudio in Gründung, personalloser Betrieb |
| Umfang | Blöcke A–L, über 80 Einzelprozesse, Stand 30.08.2026 |
| Ergebnis | Rangliste nach Aufwand · ~13 Std./Monat allein für die drei aufwändigsten Abläufe · Top 5 nach Automatisierbarkeit |
| Freigabe | durch den Betrieb zur Veröffentlichung genehmigt |
Ein Wert aus einem echten Projekt, zwei offene Beispielrechnungen. Ihre eigenen Zahlen entstehen in der 90-Minuten-Analyse — schriftlich, je Ablauf.
Handwerksbetrieb, 6 Mitarbeiter — Angebotserstellung automatisiert (aus der Praxis, anonymisiert)
Beispielrechnung Belegstrecke: 20 Belege/Woche, 8 → 1,5 min je Beleg
Beispielrechnung Rechnungslauf: 10 Rechnungen/Woche, 20 → 5 min je Rechnung
Kostenlos, unverbindlich, ca. 30 Minuten — wir finden den vielversprechendsten Ansatzpunkt.
90 Minuten, danach die Aufstellung mit geschätzter Zeitersparnis je Ablauf.
Festpreis, wöchentlicher Zwischenstand, gemeinsames Testen.
Läuft im Hintergrund; wir bleiben ansprechbar, ohne dass Sie abhängig sind.
Hinter dem Katalog steht keine Agentur mit Übergaben, sondern eine Werkstatt: Patrick Vögele analysiert, baut und betreut selbst. Sie sprechen durchgehend mit der Person, die Ihre Abläufe auch umsetzt — und die auch nach dem Projekt noch abnimmt.
| Ausbildung | Wirtschaftsinformatik M.Sc. — Data Science & Consulting |
| Davor | Bankkaufmann, Sparkasse Rhein-Neckar-Nord |
| Seit 2020 | Softwareentwicklung, Projektleitung, Prozessautomatisierung |
| CRM-Systeme | Dynamics, Salesforce, HubSpot, Zoho — auch im Konzernumfeld |
| Gebaut mit | Python, Django, Next.js, n8n, Make, Zapier |
Bestellt wird hier nichts blind: Erst ein kostenloses Erstgespräch, dann die Analyse mit Aufstellung je Ablauf — und Sie entscheiden mit Zahlen auf dem Tisch.
