Automationsexperten
Katalogteil · Anwendungsblätter

Fünf Abläufe, Schritt für Schritt
in den Hintergrund gelegt.

Dokumentierte Automatisierungen aus der Praxis — hier am Beispiel eines Handwerksbetriebs, übertragbar auf jeden Betrieb mit Belegen, Aufträgen und Rechnungen.

Blatt 01
~6 min pro Beleg → bei 20 Belegen/Woche = 2h/Woche

Belege automatisiert erfassen

Befund

Belege gehen verloren, werden zu spät erfasst oder liegen unstrukturiert in Schuhkartons. Der Steuerberater ist genervt, Fristen werden knapp.

01
Foto oder Upload — Beleg per Smartphone-Foto aufnehmen oder per E-Mail/Scanner hochladen
02
OCR & Datenextraktion — Automatische Texterkennung: Betrag, Datum, Lieferant, MwSt. werden ausgelesen
03
Kategorisierung — KI-gestützte Zuordnung zu Kostenstelle oder Projekt (z.B. 'Material Baustelle XY')
04
Ablage & Benennung — Datei wird strukturiert abgelegt: '/Belege/2026/01_Januar/2026-01-15_Bauhaus_123.45.pdf'
05
Export für Buchhaltung — CSV-Export oder direkter Push zu DATEV, Lexoffice, SevDesk
06
Benachrichtigung — Automatische Info an Buchhaltung: 'Neuer Beleg erfasst und kategorisiert'
Google Drive / OneDriveOCR-Service (z.B. Mindee, Google Vision)Lexoffice / SevDesk / DATEV-ExportE-Mail / Slack
Läuft im Hintergrund

ErgebnisAlle Belege zentral, strukturiert und DATEV-ready. Keine manuellen Ordner mehr, kein Chaos zum Monatsende.

Blatt 02
~3 min pro Foto-Set → bei 60 Fotos/Monat = 3h/Monat

Baustellenfotos automatisch im Projektordner

Befund

Fotos landen in WhatsApp, auf verschiedenen Kameras oder gar nicht in der Projektdokumentation. Bei Nachfragen oder Mängeln fehlen Beweise.

01
Upload via App/Formular — Foto wird hochgeladen (z.B. über eigene Web-App, E-Mail oder WhatsApp Business API)
02
Projektzuordnung — Automatische oder manuelle Zuordnung zum Projekt (z.B. via QR-Code auf Baustelle oder Dropdown)
03
Metadaten erfassen — Datum, Uhrzeit, GPS-Daten (optional), Mitarbeiter-Name werden automatisch erfasst
04
Ablage mit Struktur — Foto wird abgelegt: '/Projekte/Kunde_Müller/2026_Badumbau/Fotos/2026-01-15_Rohbau_001.jpg'
05
Tagesbericht-PDF — Am Abend wird automatisch ein Tagesbericht (PDF) mit allen Fotos generiert
06
Kunde erhält Link — Kunde bekommt automatisch Zugangslink zum Projektordner oder PDF per E-Mail
Google Drive / SharePoint / OneDriveFormular-Tool (Typeform / Google Forms / n8n Form)PDF-GeneratorE-Mail-Versand
Läuft im Hintergrund

ErgebnisVollständige Foto-Dokumentation je Projekt, chronologisch und für Kunden transparent. Keine verlorenen Beweise mehr.

Blatt 03
~30 min pro Abnahme → bei 6 Abnahmen/Monat = 3h/Monat

Vor-Ort Abnahme, Protokoll & Unterschrift

Befund

Abnahmen dauern ewig (Papier, vergessene Formulare). Unterschriften müssen nachträglich eingeholt werden, Rechnung verzögert sich um Tage oder Wochen.

01
Digitales Abnahmeformular — Mitarbeiter füllt vor Ort (Tablet/Smartphone) Abnahmeformular aus: Leistungen, Mängel, Fotos
02
PDF-Generierung — System erstellt automatisch ein sauberes Abnahmeprotokoll (PDF) mit allen Daten
03
Digitale Unterschrift — Kunde unterschreibt direkt auf Tablet/Smartphone (z.B. DocuSign, Dropbox Sign oder eigene Lösung)
04
Archivierung — Signiertes Protokoll wird automatisch im Projektordner abgelegt
05
Kunde erhält Kopie — Kunde bekommt sofort per E-Mail eine Kopie des signierten Protokolls
06
Rechnung triggern — Status 'abgenommen' triggert automatisch die Rechnungserstellung (siehe Use Case 4)
n8n Formular / TypeformDocuSign / Dropbox Sign / PandaDocPDF-GeneratorGoogle Drive / OneDriveE-Mail
Läuft im Hintergrund

ErgebnisSofortige Abnahme mit rechtsgültiger Unterschrift. Rechnung kann am gleichen Tag erstellt werden, Cashflow verbessert sich drastisch.

Blatt 04
~15 min pro Rechnung → bei 6 Rechnungen/Monat = 1,5h/Monat

Rechnungserstellung automatisiert

Befund

Rechnungen werden nach Feierabend manuell erstellt, Fehler passieren, Zahlungsziele werden verpasst. Cashflow leidet.

01
Trigger: Abnahme erfolgt — Sobald Abnahme digital erfasst ist, startet automatisch der Rechnungs-Workflow
02
Positionsvorschlag — System holt Positionen aus Angebot oder erfassten Leistungen (z.B. Stundenzettel, Material)
03
Rechnung als Entwurf — Rechnung wird automatisch erstellt (Lexoffice, SevDesk, DATEV) – noch als Entwurf zur Prüfung
04
Freigabe (optional) — Kurze Prüfung durch Büro oder Meister (Push-Benachrichtigung), dann Freigabe mit einem Klick
05
Versand an Kunde — Rechnung wird automatisch per E-Mail an Kunde versendet (mit Zahlungsziel und Bankdaten)
06
Zahlungserinnerung — Automatische Erinnerung 5 Tage vor Fälligkeit, Mahnung bei Überschreitung (optional)
Lexoffice / SevDesk / DATEVn8n WorkflowE-Mail-VersandKalender (Zahlungsziel-Tracking)
Läuft im Hintergrund

ErgebnisRechnungen gehen am Tag der Abnahme raus, statt 5-10 Tage später. Massiver Cashflow-Vorteil und weniger Bürozeit nach Feierabend.

Blatt 05
~20 min pro Mangel → bei 4 Mängeln/Monat = 1,3h/Monat

Mängel & Nachbearbeitung strukturiert

Befund

Mängel werden auf Zetteln notiert, gehen verloren oder werden vergessen. Streit mit Kunden und Nachunternehmern, keine klare Nachverfolgung.

01
Mangelaufnahme vor Ort — Mangel wird per Formular erfasst: Beschreibung, Foto, Verantwortlicher, Frist
02
Aufgabe erstellen — Automatische Aufgabe wird erstellt (z.B. in Asana, Trello, Microsoft To Do oder eigenem System)
03
Verantwortlicher benachrichtigt — Zuständiger Mitarbeiter oder Nachunternehmer erhält automatisch Info + Frist
04
Erinnerungen — Automatische Erinnerungen vor Fristende (z.B. 2 Tage vorher)
05
Foto-Nachweis Behebung — Nach Behebung: Foto hochladen als Nachweis, Aufgabe wird automatisch als 'erledigt' markiert
06
Abschlussbericht — Automatischer Abschlussbericht (PDF) mit vorher/nachher Fotos für Kunde oder Bauleitung
n8n FormularAsana / Trello / Microsoft To DoGoogle Drive / OneDriveE-Mail / Push-Benachrichtigungen
Läuft im Hintergrund

ErgebnisKein Mangel geht mehr verloren, klare Nachverfolgung, weniger Streit. Kunde sieht Transparenz und Professionalität.

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