Konkrete Workflows für Handwerksbetriebe – Schritt für Schritt erklärt. Alle Beispiele sind mit n8n umsetzbar.
Problem:
Belege gehen verloren, werden zu spät erfasst oder liegen unstrukturiert in Schuhkartons. Der Steuerberater ist genervt, Fristen werden knapp.
Beleg per Smartphone-Foto aufnehmen oder per E-Mail/Scanner hochladen
Automatische Texterkennung: Betrag, Datum, Lieferant, MwSt. werden ausgelesen
KI-gestützte Zuordnung zu Kostenstelle oder Projekt (z.B. 'Material Baustelle XY')
Datei wird strukturiert abgelegt: '/Belege/2026/01_Januar/2026-01-15_Bauhaus_123.45.pdf'
CSV-Export oder direkter Push zu DATEV, Lexoffice, SevDesk
Automatische Info an Buchhaltung: 'Neuer Beleg erfasst und kategorisiert'
Alle Belege zentral, strukturiert und DATEV-ready. Keine manuellen Ordner mehr, kein Chaos zum Monatsende.
Problem:
Fotos landen in WhatsApp, auf verschiedenen Kameras oder gar nicht in der Projektdokumentation. Bei Nachfragen oder Mängeln fehlen Beweise.
Foto wird hochgeladen (z.B. über eigene Web-App, E-Mail oder WhatsApp Business API)
Automatische oder manuelle Zuordnung zum Projekt (z.B. via QR-Code auf Baustelle oder Dropdown)
Datum, Uhrzeit, GPS-Daten (optional), Mitarbeiter-Name werden automatisch erfasst
Foto wird abgelegt: '/Projekte/Kunde_Müller/2026_Badumbau/Fotos/2026-01-15_Rohbau_001.jpg'
Am Abend wird automatisch ein Tagesbericht (PDF) mit allen Fotos generiert
Kunde bekommt automatisch Zugangslink zum Projektordner oder PDF per E-Mail
Vollständige Foto-Dokumentation je Projekt, chronologisch und für Kunden transparent. Keine verlorenen Beweise mehr.
Problem:
Abnahmen dauern ewig (Papier, vergessene Formulare). Unterschriften müssen nachträglich eingeholt werden, Rechnung verzögert sich um Tage oder Wochen.
Mitarbeiter füllt vor Ort (Tablet/Smartphone) Abnahmeformular aus: Leistungen, Mängel, Fotos
System erstellt automatisch ein sauberes Abnahmeprotokoll (PDF) mit allen Daten
Kunde unterschreibt direkt auf Tablet/Smartphone (z.B. DocuSign, Dropbox Sign oder eigene Lösung)
Signiertes Protokoll wird automatisch im Projektordner abgelegt
Kunde bekommt sofort per E-Mail eine Kopie des signierten Protokolls
Status 'abgenommen' triggert automatisch die Rechnungserstellung (siehe Use Case 4)
Sofortige Abnahme mit rechtsgültiger Unterschrift. Rechnung kann am gleichen Tag erstellt werden, Cashflow verbessert sich drastisch.
Problem:
Rechnungen werden nach Feierabend manuell erstellt, Fehler passieren, Zahlungsziele werden verpasst. Cashflow leidet.
Sobald Abnahme digital erfasst ist, startet automatisch der Rechnungs-Workflow
System holt Positionen aus Angebot oder erfassten Leistungen (z.B. Stundenzettel, Material)
Rechnung wird automatisch erstellt (Lexoffice, SevDesk, DATEV) – noch als Entwurf zur Prüfung
Kurze Prüfung durch Büro oder Meister (Push-Benachrichtigung), dann Freigabe mit einem Klick
Rechnung wird automatisch per E-Mail an Kunde versendet (mit Zahlungsziel und Bankdaten)
Automatische Erinnerung 5 Tage vor Fälligkeit, Mahnung bei Überschreitung (optional)
Rechnungen gehen am Tag der Abnahme raus, statt 5-10 Tage später. Massiver Cashflow-Vorteil und weniger Bürozeit nach Feierabend.
Problem:
Mängel werden auf Zetteln notiert, gehen verloren oder werden vergessen. Streit mit Kunden und Nachunternehmern, keine klare Nachverfolgung.
Mangel wird per Formular erfasst: Beschreibung, Foto, Verantwortlicher, Frist
Automatische Aufgabe wird erstellt (z.B. in Asana, Trello, Microsoft To Do oder eigenem System)
Zuständiger Mitarbeiter oder Nachunternehmer erhält automatisch Info + Frist
Automatische Erinnerungen vor Fristende (z.B. 2 Tage vorher)
Nach Behebung: Foto hochladen als Nachweis, Aufgabe wird automatisch als 'erledigt' markiert
Automatischer Abschlussbericht (PDF) mit vorher/nachher Fotos für Kunde oder Bauleitung
Kein Mangel geht mehr verloren, klare Nachverfolgung, weniger Streit. Kunde sieht Transparenz und Professionalität.
Lass uns gemeinsam schauen, welche Prozesse wir bei dir automatisieren können.
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